Hinweisgeberschutz

Begleittext zum Meldekanal für Compliance-Verstöße

Die Matthäi Firmengruppe hat mit der Grundwerteerklärung verbindliche und allgemeingültige Wertvorstellungen festgelegt, die für die nachhaltige und verantwortungsvolle geschäftliche Tätigkeit des Unternehmens maßgeblich sind. Nur dadurch, dass sämtliche Mitarbeiter, Lieferanten und Geschäftspartner der Matthäi Firmengruppe diese Regeln einhalten, können wir sicherstellen, dass faires, integres und rechtstreues Verhalten die Grundlage unserer geschäftlichen Tätigkeit bilden.

Die Einhaltung dieser Wertvorstellungen können wir nur gewährleisten, wenn Verstöße gegen Gesetze oder unsere Selbstverpflichtungen kommuniziert werden. Nur so können wir Sorge dafür tragen, dass Fehlverhalten und Regelbrüche weder dem Unternehmen, seinen Mitarbeitern noch der Gesellschaft Schaden zufügen können.

Um Meldungen solcher Vorfälle zu ermöglichen und dabei die Integrität unserer Mitarbeiter, Lieferanten und sonstiger Geschäftspartner sowie das Vertrauen in die Matthäi Firmengruppe zu garantieren, haben wir einen elektronischen Meldekanal eingerichtet. Der Meldekanal ermöglicht eine anonyme Meldung des Sachverhalts.

Der Meldekanal ist eingerichtet unter

Ahlers & Vogel Rechtsanwälte PartG mbB,
Herr RA Othmar K. Traber (Ombudsmann),
Contrescarpe 21,
28203 Bremen,
Tel.: 0421/3334-241.

(Montags-Freitags 8-17 Uhr)

Der Anzeigende soll angeben,

a. welche Art von Vorfall er meldet (Vermögensdelikte wie Diebstahl, Betrug etc.,

Untreue, schwerwiegende Verletzung von Geschäftsgeheimnissen etc.),

b. wen er beschuldigt,

c. ob er anonym bleiben möchte oder in welcher Einheit er selbst arbeitet

d. unter welcher Telefonnummer er für Rückfragen zu erreichen ist und wo und zu

welcher Zeit er zurückgerufen werden möchte bzw. im Falle der Anonymität, wann

er selbst wieder anrufen wird.

Der Meldekanal bildet dabei einen wichtigen Baustein, um die Einhaltung der Grundwerte kontrollieren zu können. Wir möchten daher alle Beschäftigten ermutigen, den zur Verfügung gestellten Kanal zur Meldung von festgestellten Verstößen zu nutzen.
Zusätzlich besteht die Meldemöglichkeit an die E-Mail Adresse Hinweisgeber@matthaei.de.

Informationen zur Nutzung des Meldekanals:

• Das Hinweisgebersystem kann von allen Personen (bspw. Mitarbeitern, Lieferanten und Geschäftspartnern) genutzt werden, die innerhalb der Matthäi Firmengruppe begangene Verstöße gegen geltendes Recht oder unsere Grundwerteerklärung melden wollen. Sämtliche Angaben werden streng vertraulich behandelt.
• Durch die Abgabe Ihrer Meldung entstehen Ihnen keine Nachteile, es sei denn, Sie geben vorsätzlich eine falsche und wahrheitswidrige Meldung ab. In diesem Fall kann es unter Umständen zu einer Strafbarkeit oder aber auch zu arbeitsrechtlichen Konsequenzen kommen. Wenn Sie sich bei bestimmten Angaben nicht sicher sind, machen Sie dies bitte kenntlich.
• Die Meldung kann anonym abgegeben werden. Angaben zu Ihrer Identität sind nicht erforderlich. Sollten Sie freiwillig solche Angaben machen, sind die für die Bearbeitung zuständigen Personen (bspw. Compliance-Beauftragte) zur Verschwiegenheit verpflichtet. Die Angaben zur Identität dürfen nur in gesetzlich geregelten Fällen (bspw. wenn Sie grob fahrlässig oder vorsätzlich falsche Angaben machen oder auf Verlangen einer Strafverfolgungsbehörde) oder wenn Sie ausdrücklich zustimmen weitergegeben werden.
• Bitte melden Sie nur solche Verstöße, bei denen Sie sich sicher sind, dass die Tatsachen der Wahrheit entsprechen.
• Sobald Sie Ihre Meldung abgegeben haben, bestätigen wir umgehend den Eingang. Innerhalb von maximal drei Monaten erhalten Sie einen abschließenden Bericht zu Ihrer Meldung.
• Bitte beachten Sie zudem unsere Datenschutzhinweise.

Das Verfahren von Meldungen erfolgt auf Grundlage und unter Beachtung des Grundsatzes der Sparsamkeit der Datenerhebung nach der EU DS-GVO.